Im vergangenen Jahr hat unser Frontend-Fachteam einen zweiteiligen Hackathon organisiert und erfolgreich durchgeführt. Ein Hackathon ist eine kollaborative Veranstaltung, bei der eine Gruppe von Personen gemeinsam an einem Ort zusammenkommt und an einem Software- oder Hardwareprojekt arbeitet. Ziel ist es, nützliche und kreative Lösungen innerhalb der vorgegebenen Dauer für das bestehende Problem zu finden bzw. funktionsfähige Software- oder Hardwareprodukte herzustellen. Die Arbeitsphase kann dabei von einigen Stunden bis über mehrere Tage andauern.

Ausgangssituation

Da der Projektalltag oft wenig Raum für Vorhaben nebenher lässt, räumen wir unseren Fachteams Zeit ein, um innovative Ideen voranzutreiben. Unser Frontend-Fachteam entschied sich für die Organisation eines internen Hackathons – unserem ersten. Dabei konnte es auch von der gelebten Agilität in unserem Unternehmen profitieren sowie diese für ihre Zwecke adaptieren.

Planung & Vorbereitungen

Zur Bildung des Hackathon-Teams holte sich das Frontend-Team Verstärkung aus unserer UXD-Abteilung sowie eine unserer Scrum Master, um auf einen breiten Pool an Expertise zurückgreifen zu können. Bevor das Team sich jedoch in die Umsetzung stürzen konnte, mussten einige wichtige Schritte unternommen werden.

In einem ersten Workshop entschied sich das Team für ein Format von 2 mal 2 Tagen zu je 8 Stunden mit einem Monat Pause dazwischen inklusive einer Retrospektive. Dabei wurde auch das Thema des Hackathons festgelegt. Nach einer anregenden Diskussion wurde schnell klar, dass ein Produkt entwickelt werden soll, das allen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtert. Unter der Anleitung einer unserer Scrum Master wurden in einem Elevator Pitch Ideen vorgestellt, über die im Anschluss abgestimmt wurde. Die Wahl fiel auf die Digitalisierung unserer Arbeitswegumfrage. Seit 2019 ermittelt unsere Nachhaltigkeitsgilde mit dieser Umfrage den jährlichen CO2-Verbrauch unseres Unternehmens.

Danach ging es in die Anforderungsanalyse, bei der sich mit den Stakeholdern abgestimmt wurde. Die Nachhaltigkeitsgilde wurde kontaktiert, um herauszufinden, welche Features das Tool für die Funktionsfähigkeit und das anschließende Reporting benötigen würde. Auch die Geschäftsleitung wurde einbezogen, um die technischen Rahmenbedingungen für die angestrebte Lösung zu definieren.

Basierend auf diesen Informationen wurde eine digitale Umfrage zur Optimierung der Arbeitswegumfrage für alle Mitarbeitenden erstellt. Dabei wurde festgestellt, dass die Mehrheit unserer Mitarbeitenden eine Webanwendung bevorzugt. Die Ergebnisse wurden ausgewertet, zusammengefasst und für den Hackathon vorbereitet.

In einem letzten vorbereitenden Meeting wurden die finalen Details für den Hackathon geklärt. Dabei wurden Fragen zum Austragungsort und zum Tagesablauf einschließlich Beginn, Ende und Mittagessen besprochen. Letztendlich einigte sich das Team darauf, den Hackathon in unseren Räumlichkeiten abzuhalten.

Um möglichst effizient arbeiten zu können, entschied sich das Team für den MEAN-Stack. MEAN steht für die vier Haupttechnologien, aus denen der Stack besteht: MongoDB, Express, Angular und Node. Der wesentliche Vorteil dabei ist, dass alle Technologien nur eine einzige Programmiersprache (JavaScript) verwenden, was die Entwicklung erheblich erleichtert. Darüber hinaus wurden auch erste Absprachen mit unserem UXD-Team getroffen sowie User Storys im Jira angelegt, um während des Hackathons immer einen Überblick über den Status der Aufgaben zu behalten.

Da in einer so kurzen Zeit womöglich keine vollumfängliche Webanwendung zu realisieren war, entschloss sich das Team zur Entwicklung eines MVP (Minimum Viable Product). Hierbei handelt es sich um die erste minimal funktionsfähige Iteration eines Produkts. Vor allem bei Projekten mit Zeitdruck kann ein MVP sehr hilfreich sein, um schnelle und gute Ergebnisse zu erzielen.

Mit diesen wichtigen Schritten im Gepäck konnte das Hackathon-Team sich nun voll und ganz auf die Umsetzung des Hackathons konzentrieren.

Durchführung

Pünktlich um 09:00 Uhr traf sich das Hackathon-Team in einem unserer Büroräume. Erste Skizzen des UXD-Teams sowie die dazugehörigen Funktionen der Webanwendung wurden vorgestellt und gemeinsam in der Gruppe diskutiert. Zusammen wurde ein Datenbankschema definiert und dann ging es auch schon ans Programmieren. Da im Vorfeld die Entscheidung getroffen wurde, keine fertigen Designs, sondern nur Skizzen anzufertigen, wurden diese live während des Hackathons umgesetzt. Nach dem gemeinsamen Mittagessen wurde bis in die frühen Abendstunden an der Webanwendung gearbeitet.

Auch am zweiten Tag verlief größtenteils alles nach Plan und so konnte erst einmal beruhigt in die einmonatige Pause gegangen werden. Diese wurde für die Durchführung einer Retrospektive durch eine unserer Scrum Master genutzt. Hierbei geht es darum, Schwachstellen und Herausforderungen in der Projektumsetzung zu identifizieren und Stärken sowie Ressourcen innerhalb des Projekts zu integrieren. Ziel ist es, die Zusammenarbeit im Team kontinuierlich zu verbessern. Die identifizierten Schwachstellen können in der Folge gezielt bearbeitet und optimiert werden, um eine effiziente und erfolgreiche Projektumsetzung sicherzustellen.

Neben den vielen positiven Dingen konnte unser Hackathon-Team auch einige Verbesserungsvorschläge für den zweiten Teil des Hackathons mitnehmen. Trotz der räumlichen Nähe gab es weniger regen Austausch über Arbeits- sowie Zwischenstände als anfangs angenommen. Für die Fortsetzung wurde sich auf regelmäßige Updates der erfolgten Arbeitsschritte geeinigt, um so einen kontinuierlichen Überblick über den Projektfortschritt für alle Teammitglieder zu schaffen. Weitere in der Retrospektive identifizierten Punkte betrafen den Wunsch nach einer klar abgesteckten Zielsetzung zu Beginn jedes Tages sowie ein gemeinsames Projektreview nach Tag zwei.

Gerüstet mit den neuen Erkenntnissen wurde voller Energie in den zweiten Teil gestartet. Die morgendliche Besprechung mit Zielsetzung durch die Hackathon-Leitung sorgte für eine effiziente und strukturierte Arbeitsweise, genauso wie das regelmäßige Abgleichen des Arbeitsstandes. Etwa 30 Minuten vor Ende des Hackathons gab es einen Codestopp und das Projekt wurde gemeinsam evaluiert. Durch die Entscheidung, ein MVP zu entwickeln, konnten alle Punkte, die sich unser Hackathon-Team vorgenommen hatte, auch umgesetzt werden.

Eine Fortführung ist bereits in Planung und auch sonst hat unser erster interner Hackathon so einige Wellen bei uns im Unternehmen geschlagen. Der Erfolg, innerhalb einer so kurzen Zeit eine Webanwendung auf MVP-Basis umzusetzen, hat auch andere inspiriert und so scheint es, dass sich in unseren Räumlichkeiten demnächst öfter Mitarbeitende für Veranstaltungen dieser Art zusammenfinden werden. Gerade Menschen mit unterschiedlichem Fachwissen aus ihrem Projektalltag lösen und für einen längeren Zeitraum vereinen zu können, bietet eine Herausforderung, die dieses Modell gleichzeitig aber auch so attraktiv macht.